O papel do convidado em eventos
Com relativa frequência ouvimos falar sobre as responsabilidades do anfitrião face aos seus convidados, ao organizar um evento. Estas são, por exemplo: convidar com antecedência, escolher um espaço acolhedor, estruturar bem o programa, escolher o menu, estar disponível no dia para receber ou acompanhar os convidados e, mediante o tipo de evento, podem acrescer outros deveres.
Já sobre o papel do convidado pouco se comenta sendo comum falar-se quando acontece um insólito.
Assim, parece-me interessante recordar a actuação que compete praticar a quem é solicitada a presença num acontecimento, quer seja de cariz social ou profissional.
A primeira acção a realizar pelo convidado é responder, com a brevidade possível e após consultar a sua agenda, ao convite. Cumpre-lhe efectuar um contacto telefónico ou remeter um e-mail (tarefa que pode delegar) a dar nota da sua resposta.
É importantíssimo que responda no menor espaço de tempo. Quem está a organizar o evento deve ter a possibilidade de adequar o espaço, validar o número de lugares, contratar vários serviços, fazer ajustes na equipa, preparar o “seating” (mesa de refeição, de presidência ou plateia) e quando o programa inclui uma refeição, proceder à sua encomenda.
Contudo e infelizmente há quem responda no próprio dia, por vezes a poucas horas do início! As razões são várias: indecisão devido ao excesso de convites para a mesma data, má comunicação entre anfitrião e convidado (ainda que possa não ser directa), convicção de que se tem um estatuto que permite este comportamento, assumir que responder tardiamente não traz nenhuma complicação ou simplesmente ignorar a enormidade de acções a realizar, por parte de quem organiza.
Após informar da sua vontade em participar por exemplo enquanto orador deve, ao serem-lhe efectuados pedidos, disponibilizar essas informações: contactos, currículo, uma fotografia actualizada...
No dia do evento cumpre-lhe chegar atempadamente, uma vez que os atrasos concorrem para o insucesso do evento. O convidado ao ser encaminhado ao lugar, a uma mesa de presidência por exemplo, deve aceitá-lo. Tomar a decisão de se sentar noutro local porque não lhe apetece ficar ao centro, ou à direita, mas sim numa ponta, não é uma decisão sensata.
Estará a mudar a ordenação dos convidados na mesa criando situações desconfortáveis. Recordo-me de um evento em que o convidado de honra se recusou a ficar ao lado do anfitrião durante a sessão de trabalho e, depois, na mesa de refeição, sentou-se no último lugar! Fez questão, por capricho, de mudar tudo o que estava pré-definido.
Ora isto significa que não se respeita quem convida e, no caso, quem lhe está a pagar para aí ter a sua presença. Além do desconforto que se sente (sem que existisse um problema entre ambos) ficaram afastados em todos os registos fotográficos.
E quem vê as imagens ignora o motivo pelo qual o convidado de honra está sentado no pior lugar e culpa, claro, a organização.
É preciso ser-se flexível sem contudo desrespeitar as pessoas, as normas ou os procedimentos.
Susana de Salazar Casanova
http://protocolopt.blogspot.com